Seguir el progreso
Comprueba las tareas pendientes y conserva la versión final.
Después de distribuir un documento, su avance depende de las tareas de los destinatarios. Revisa el estado del conjunto y el de cada persona para saber qué falta.
Leer el estado
| Estado | Qué indica |
|---|---|
Borrador (DRAFT) | El documento se está preparando. |
Pendiente (PENDING) | El flujo espera acciones de los destinatarios. |
Completado (COMPLETED) | Han terminado las acciones requeridas. |
Rechazado (REJECTED) | Una participación ha rechazado el documento. |
El documento puede estar pendiente aunque un firmante ya haya terminado. Revisa si falta otra firma, una aprobación o una confirmación de lectura. En una secuencia, revisa también cuál es el paso activo.
Consultar a cada destinatario
Comprueba el correo, el rol y el progreso de la persona. Si afirma haber terminado pero sigue pendiente, confirma que realizó la tarea final del flujo y no solo abrió el documento o completó algunos campos.
Cada acción de firma exige autenticarse de nuevo con Digito ID. Una autenticación incompleta no debe interpretarse como una firma terminada. La confirmación del documento y su estado muestran el resultado del proceso.
Ejemplo ilustrativo con datos ficticios: abrir el documento aparece en la actividad, mientras la firma de ese destinatario sigue pendiente.
Antes de recordar o reenviar
Verifica que el destinatario sigue pendiente y que su dirección es correcta. Revisa el orden: puede estar esperando una aprobación anterior. Si existen recordatorios configurados, coordina el seguimiento manual para evitar comunicaciones repetidas.
No crees un documento duplicado solo porque una respuesta tarde en llegar. Comprueba primero el estado del existente y la participación que falta.
Archivos finales y auditoría
Al completarse el documento, cada firmante recibe una copia del documento firmado por correo electrónico. Conserva el PDF firmado y la información de auditoría disponible para el documento. En un sobre con varios archivos, revisa los elementos que debes archivar, no solo el primero.
La información de auditoría ayuda a reconstruir el proceso y sus acciones. El certificado de firma electrónica cualificada del firmante y la firma criptográfica permiten examinar la identidad y la integridad del PDF. Un resumen de actividad y una representación visible de la firma cumplen funciones distintas.
Descarga el PDF y evita modificarlo después de la firma. Si debes crear una nueva versión, conserva el original firmado y prepara otro flujo para el documento actualizado.
Ejemplo ilustrativo con datos ficticios: estado completado y control de descarga del documento.
Si un documento se rechaza
Consulta la participación y la información que acompaña al rechazo. Revisa con las partes el motivo antes de preparar una nueva solicitud. Un rechazo no equivale a una aprobación parcial ni a la finalización correcta del documento.
Para profundizar, consulta el ciclo de vida.