Añadir destinatarios
Asigna las personas, los roles y el orden de participación.
Los destinatarios son las personas que deben realizar una tarea o recibir una copia. Añádelos durante la preparación, antes de distribuir el documento.
Datos de cada persona
Introduce una dirección de correo correcta y un nombre que permita reconocer a la persona. El correo identifica al destinatario del flujo y se usa cuando eliges notificaciones por correo. Revisa también el rol: recibir copia y firmar son participaciones distintas.
| Rol | Tarea |
|---|---|
Firmante (SIGNER) | Completa los campos y autoriza su firma. |
Aprobador (APPROVER) | Revisa y aprueba el documento. |
Revisor (VIEWER) | Confirma que ha revisado el documento. |
Asistente (ASSISTANT) | Ayuda a preparar información antes de la intervención del firmante. |
Copia (CC) | Recibe el documento completado, sin una tarea de firma. |
Al completarse el documento, cada firmante recibe una copia del documento firmado por correo electrónico. No necesitas añadirlo también con el rol Copia (CC) para que reciba su copia.
Un miembro de tu equipo no se convierte en firmante por tener acceso al documento. Si debe firmar, inclúyelo como destinatario y asígnale sus campos. Tampoco basta con añadir a una persona como copia cuando necesitas su aprobación.
Ejemplo ilustrativo con datos ficticios: menú de tareas del destinatario con Necesita aprobar seleccionado.
Participación en paralelo
Usa un flujo en paralelo cuando las tareas no dependen unas de otras. Dos partes de un acuerdo pueden revisar y firmar sin esperar a la otra. El documento seguirá pendiente mientras quede una acción requerida.
Participación en secuencia
Usa una secuencia cuando una tarea debe terminar antes de la siguiente. Por ejemplo:
| Paso | Persona | Rol |
|---|---|---|
| 1 | Responsable del área | Aprobador |
| 2 | Representante de la empresa | Firmante |
| 2 | Cliente | Firmante |
| Al completarse | Archivo de contratos | Copia |
En este caso, primero se aprueba; después participan los dos firmantes. Cada firmante conserva sus propios campos y su autorización.
Si interviene un asistente, sitúa su tarea antes de la persona que utilizará la información preparada. El asistente no autoriza la firma de otra persona.
Ejemplo ilustrativo con datos ficticios: una aprobación primero y dos firmas después, con el orden numerado en cada fila.
Revisar antes de enviar
Comprueba que no hay destinatarios duplicados, que las direcciones pertenecen a las personas correctas y que cada campo está asignado al rol adecuado. Al quitar o cambiar un destinatario, revisa los campos asociados antes de continuar.
Cada firmante se autentica de nuevo con Digito ID antes de cada acción de firma. Su correo, el link personal y el orden del flujo no sustituyen esta autenticación.
Consulta roles para entender las tareas o continúa con añadir campos.