Roles de destinatarios
Diferencia la firma, la aprobación, la revisión y la recepción de copia.
Un rol define la tarea del destinatario dentro del documento. El permiso de una persona en el equipo define su acceso al espacio de trabajo. Configura ambos según su finalidad.
| Rol | Acción requerida | Firma en nombre de otra persona |
|---|---|---|
Firmante (SIGNER) | Firmar y completar sus campos obligatorios. | No. |
Aprobador (APPROVER) | Revisar y aprobar. | No. |
Revisor (VIEWER) | Confirmar la revisión. | No. |
Asistente (ASSISTANT) | Preparar información en el flujo. | No. |
Copia (CC) | Recibir copia al completarse. | No. |
Firmante
Es la persona que autoriza su firma en el documento. Asígnale sus campos y comprueba que los datos que debe revisar pertenecen a su participación.
Al completarse el documento, cada firmante recibe una copia del documento firmado por correo electrónico. No necesita tener también el rol Copia (CC) para recibirla.
El firmante se autentica de nuevo con Digito ID antes de cada acción de firma. El correo utilizado en la invitación y el acceso al documento no sustituyen esa autenticación.
Aprobador
Úsalo cuando alguien deba revisar el contenido y autorizar que el flujo continúe. Por ejemplo, un responsable puede aprobar un contrato antes de que lo firmen sus partes.
La aprobación es una tarea propia. Si una persona también debe autorizar una firma, prepara los campos y el flujo que correspondan a esa acción. Una aprobación administrativa no equivale por sí sola a la firma criptográfica del firmante.
Revisor
Úsalo para confirmar la revisión de un documento sin solicitar una firma. No lo utilices como sustituto de un firmante cuando el acuerdo exige una firma.
La participación de un revisor tampoco concede acceso a todas las carpetas o plantillas del equipo.
Asistente
Ayuda a preparar información antes de la intervención de quien debe autorizarla. Organiza su tarea antes de los firmantes en una secuencia.
El asistente puede reducir el trabajo de preparación, pero el firmante debe revisar los datos. El asistente no firma ni se autentica con Digito ID en nombre del titular.
Copia
Úsalo para mantener informado a quien debe recibir el resultado, como un archivo de contratos. No cuenta como una firma o una aprobación pendiente.
Combinar roles y orden
Define primero las tareas; después el orden. En una aprobación previa, coloca al aprobador antes de los firmantes. Si dos firmas son independientes, pueden intervenir en el mismo paso.
Los destinatarios y los campos deben corresponderse. Revisa esa relación antes de distribuir.