Flujo de firma
Preparación, distribución y autenticación nueva antes de cada firma.
La firma reúne el trabajo de quien prepara el documento y la intervención personal de los destinatarios. La autorización de firma corresponde siempre al firmante.
1. Preparar
Carga el archivo definitivo o crea un borrador desde una plantilla. Define los destinatarios, los roles y el orden. Coloca los campos, revisa su asignación y comprueba los ajustes.
Una integración puede automatizar esta preparación mediante la API. Su token autoriza operaciones sobre el recurso; no autoriza la firma del destinatario.
2. Distribuir
Entrega el acceso mediante correo o mediante el canal que hayas organizado. Cada destinatario debe llegar a su propia tarea. En una secuencia, comprueba que las acciones previas terminan antes del siguiente paso.
3. Revisar y completar los campos
La persona abre el documento, lee el contenido y revisa los datos. Los campos indican qué debe completar según su rol. Si el contenido no refleja lo acordado, debe resolverlo antes de autorizar la firma.
Un asistente puede preparar valores. El firmante debe revisarlos y no puede delegar la autorización personal de su firma en ese asistente.
Ejemplo ilustrativo con datos ficticios: el firmante revisa sus campos de firma y fecha antes de completarlos.
4. Autenticarse y autorizar la firma
Antes de cada acción de firma, el firmante se autentica de nuevo con Digito ID. La regla se aplica a cada acción, incluidos los documentos creados desde plantillas y las experiencias integradas.
Una sesión abierta en Business, una autenticación anterior, un token de destinatario o un token API no reemplazan este paso. La persona completa la autenticación y la autorización solicitadas para esa firma.
La representación visible que aparece en la página no sustituye la firma criptográfica vinculada al certificado de firma electrónica cualificada del firmante. Consulta firma cualificada.
Pantalla de Digito ID alcanzada desde la acción de firma, con los campos de acceso vacíos.
Ejemplo ilustrativo con datos ficticios: confirmación final antes de autorizar la firma del documento.
5. Comprobar el resultado
El documento puede seguir pendiente si todavía falta una firma, una aprobación o una revisión. Comprueba el estado real en Business; una pantalla visitada o un link abierto no demuestran finalización.
Cuando termine el conjunto de acciones requeridas, cada firmante recibe una copia del documento firmado por correo electrónico. Conserva los archivos finales y la información de auditoría. Si una aplicación integra Business, debe basarse en el resultado del proceso para mostrar al usuario que terminó.
Variaciones
- Aprobación previa: revisión del responsable antes de las firmas.
- Firmas en paralelo: personas independientes actúan en el mismo paso.
- Asistencia previa: preparación de información antes del firmante.
Todas conservan la autenticación nueva con Digito ID antes de cada acción de firma.