Ciclo de vida del documento
Comprende los estados y las tareas que hacen avanzar el flujo.
El estado del documento describe su preparación y el avance del conjunto de destinatarios. La tarea de una persona puede terminar mientras el documento sigue esperando a otras.
Borrador: DRAFT
El documento se está preparando. Revisa los archivos, los destinatarios, los roles, el orden y los campos. Un borrador es el lugar adecuado para probar una preparación antes de confirmar la distribución.
Al trabajar con una plantilla, comprueba qué datos deben sustituirse en cada documento. Evita dejar correos de ejemplo o referencias de un caso anterior.
Pendiente: PENDING
El flujo espera que los destinatarios realicen sus tareas. Puede requerir firmas, aprobaciones o confirmaciones de revisión. En un flujo en secuencia, el paso siguiente depende de la finalización del anterior.
Abrir un link no significa que la tarea haya terminado. Del mismo modo, completar un campo no demuestra que el proceso final de firma se haya confirmado.
Antes de cada acción de firma, el firmante se autentica de nuevo con Digito ID. Si no termina la autenticación y la autorización, no interpretes la visita al documento como una firma completada.
Completado: COMPLETED
Se han terminado las acciones requeridas y cada firmante recibe una copia del documento firmado por correo electrónico. Descarga y conserva los archivos finales junto con la información de auditoría que corresponda a tu proceso.
La firma criptográfica permite examinar el certificado de firma electrónica cualificada y la integridad del PDF. La presentación de una firma en la página y el registro de actividad ayudan a entender el proceso, pero no reemplazan esa validación.
Si necesitas cambiar el acuerdo después de completarlo, prepara una nueva versión y conserva el PDF original firmado.
Rechazado: REJECTED
Una participación ha rechazado el documento. Revisa el motivo y acuerda con las partes qué debe cambiar antes de iniciar otra solicitud. Un documento rechazado no equivale a uno completado.
Cómo interpretar el avance
| Situación | Lectura |
|---|---|
| El PDF se cargó, pero no se distribuyó | Continúa la preparación del borrador. |
| Una persona firmó y otra no | El conjunto puede seguir pendiente. |
| Un aprobador aún no ha intervenido | Puede impedir el avance de la secuencia. |
| Todas las tareas requeridas terminaron | Comprueba el estado completado y los archivos finales. |
Consulta seguir el progreso para revisar estos estados en tu trabajo diario.