Tu primer documento
Prepara un PDF, asigna tareas y sigue la firma hasta su finalización.
Esta guía recorre un documento desde la preparación hasta su finalización. Para conocer el editor sin notificar a nadie, usa un PDF de muestra y guarda el trabajo como borrador.
Ejemplo ilustrativo con datos ficticios: preparación de un documento y sus campos; termina como borrador sin enviar invitaciones.
1. Prepara el archivo
Abre el PDF antes de cargarlo. Comprueba que no faltan páginas, que el texto se puede leer y que la versión es la que deben aceptar los destinatarios. Cada cambio en el contenido merece una nueva revisión de los campos.
Accede con Digito ID a Digito Business y selecciona el equipo que debe gestionar el documento. Carga el archivo desde el área de documentos. La carga inicia su preparación; distribuirlo es un paso posterior.
2. Añade a los destinatarios
Introduce el correo y el nombre de cada persona y asigna su rol. Para un acuerdo entre dos partes, ambas serán firmantes. Si debe aprobarse antes, añade un aprobador y configura la secuencia antes de las firmas.
Revisa las direcciones de correo con cuidado. No utilices correos ficticios en un documento que vayas a distribuir. Consulta destinatarios y roles para organizar tareas y orden.
3. Coloca los campos
Añade un campo de firma para cada firmante y asígnalo a la persona correspondiente. Completa el bloque con nombre o fecha si el documento los requiere. Coloca campos de texto o selección para recopilar la información adicional.
Revisa todas las páginas y confirma qué campos son obligatorios. Un campo asignado a otra persona puede impedir que el destinatario correcto termine su tarea. Consulta campos.
4. Revisa y distribuye
Comprueba el PDF, los destinatarios, los roles, el orden y los campos antes de enviar. Si vas a usar correo, revisa el asunto y el mensaje. Si distribuirás links por otro canal, prepara el mecanismo de entrega para cada destinatario.
Guarda como borrador si todavía falta una revisión. Cuando confirmes la distribución, el documento pasa a esperar las acciones de los destinatarios. Consulta enviar documentos.
5. Firma y seguimiento
Cada destinatario abre su link y realiza la tarea asignada. Antes de cada acción de firma, el firmante se autentica de nuevo con Digito ID. Tener una sesión abierta o haber recibido el link no reemplaza esta autenticación.
El documento se completa cuando todas las acciones requeridas terminan. Al completarse, cada firmante recibe una copia del documento firmado por correo electrónico. Revisa el progreso y descarga el PDF final cuando esté disponible. Para documentos que enviarás con frecuencia, guarda la preparación en una plantilla.