Usar una plantilla
Crea un documento independiente y revisa sus datos antes de distribuir.
Una plantilla aporta la estructura de partida. El documento que creas a partir de ella tiene sus propios destinatarios, campos y estado.
Crear y revisar
- Selecciona el equipo que gestionará el documento.
- Elige la plantilla adecuada y comprueba su versión.
- Sustituye los datos de ejemplo por el nombre y el correo de cada destinatario real.
- Revisa los valores ya completados y los roles.
- Crea el documento como borrador si necesitas revisar o ajustar su preparación.
- Comprueba el PDF, los campos y la secuencia antes de confirmar la distribución.
Evita enviar directamente si no has verificado los correos o si el contenido necesita aprobación interna. La comodidad de una plantilla no elimina la revisión de cada documento.
Ejemplo ilustrativo con datos ficticios de un borrador preparado para revisar destinatarios; los campos se revisan en Agregar Campos.
Cambiar el contenido
Si necesitas utilizar un archivo diferente, comprueba qué permite el flujo de creación y revisa todos los campos después del cambio. Las posiciones preparadas para un PDF pueden quedar mal ubicadas en otro con diferentes márgenes o saltos de página.
Si una modificación debe aplicarse a todos los documentos futuros, cambia la plantilla. Si pertenece a un caso concreto, revísala en ese documento para evitar alterar la preparación común.
Distribución
La distribución por correo entrega accesos a los destinatarios. Si preparas el flujo sin correo, debes organizar su entrega manual. En ambos casos, cada acceso debe corresponder a la persona y a la tarea adecuadas.
Las personas revisan el nuevo documento y completan sus tareas. Antes de cada acción de firma, el firmante se autentica de nuevo con Digito ID. Una firma de un documento anterior creado con la misma plantilla no autoriza el nuevo.
Independencia entre versiones
Modificar una plantilla no cambia un documento que ya se creó. Tampoco una corrección hecha en el documento actualiza la plantilla automáticamente. Si el acuerdo común cambia, conserva una referencia de versión para reconocer qué preparación se utilizó.
Antes de crear otro documento por un posible error, comprueba si ya existe un borrador y cuál es su estado. Así evitas solicitudes duplicadas a las mismas personas.
Consulta enviar documentos y seguir el progreso.