Organizaciones y equipos
Entiende el espacio de trabajo y su relación con documentos y destinatarios.
Una organización reúne el trabajo de una entidad y sus equipos. El equipo es el contexto en el que se gestionan documentos, plantillas y accesos de integración.
Seleccionar el contexto correcto
Antes de cargar un archivo o crear un documento, comprueba qué equipo está activo. Un mismo usuario puede participar en distintos espacios; el contenido y los permisos del equipo determinan a qué recursos puede acceder.
Utiliza nombres que permitan reconocer el propósito del equipo. Por ejemplo, los contratos de proveedores y los documentos de recursos humanos pueden tener responsables y accesos diferentes.
Ejemplo ilustrativo con datos ficticios: el selector y la cabecera identifican el equipo Legal como contexto activo.
Miembros y destinatarios
Un miembro trabaja dentro del equipo según sus permisos. Un destinatario participa en una tarea de un documento: firma, aprobación, revisión o recepción de copia. Estas relaciones cumplen funciones distintas.
| Relación | Alcance |
|---|---|
| Miembro del equipo | Trabaja en recursos del espacio según sus permisos. |
| Destinatario | Participa en el documento al que se le ha asignado una tarea. |
| Integración con token del equipo | Accede programáticamente a los recursos autorizados para ese contexto. |
Si una persona no encuentra un recurso, revisa el equipo activo y sus permisos antes de duplicar el documento. La visibilidad del documento también puede limitar el acceso interno.
Organización del trabajo
Acuerda quién prepara, quién revisa y quién distribuye cada tipo de documento. Utiliza plantillas para las preparaciones recurrentes y conserva una versión reconocible del texto aprobado.
Solicita al administrador la revisión del acceso cuando alguien cambia de función. Las autorizaciones para gestionar recursos no convierten a un administrador en firmante de otra persona.
Integraciones por equipo
Crea y gestiona el acceso de integración en el contexto del equipo que debe utilizar. Mantén separadas las credenciales de integraciones con finalidades diferentes para poder retirar un acceso sin interrumpir todos los demás.
Consulta tokens API y Digito Business API para desarrollar esa integración.
Cada acción de firma requiere que el firmante se autentique de nuevo con Digito ID. Ni el rol de administrador ni un token del equipo reemplazan la autorización personal.